Novo sistema de assentamento funcional promove mudança de cultura na gestão de documentos

“Ainda estamos trabalhando no passado, mas o futuro está garantido com o novo sistema”. Com esta afirmação, a presidente Gisele Alexandrino abriu a reunião em que servidores da Secretaria de Informática (Seinfo) apresentaram à Administração o novo sistema de assentamento funcional (SAF) do Tribunal.

Além de concentrar todas as informações dos assentos funcionais de magistrados e servidores em um único repositório, o novo sistema trará diversos benefícios, como a racionalização de processos de trabalho - eliminando-se tramitações desnecessárias no Proad -, diminuição no tempo total para arquivamento de processos do Proad e inclusão imediata de documentos no assentamento funcional. O novo SAF também será integrado aos sistemas Proad, Autoatendimento, Sistema de Recursos Humanos e folha de pagamentos.

“Da maneira que é realizada atualmente, a gestão das pastas funcionais apresenta diversos problemas de organização e recuperação de documentos, além de gastos desnecessários de recursos humanos e tecnológicos“, conta o servidor Gustavo Bestetti Ibarra, gerente do projeto. A implementação do projeto está prevista para ser executada em seis fases, e a primeira delas – o módulo de arquivamento digital integrado ao Proad -, acaba de ser concluída.
 

As mudanças

Atualmente é assim: o Proad, depois de protocolado, é encaminhado para a área responsável pelo assunto. Após os trâmites necessários, o setor encaminha o processo para o Setor de Digitalização (Sedig) que, em seguida, converte os documentos (os que devem ser anexados ao assentamento funcional) para o formato TIFF e os insere no ProdImage, sistema usado até então. Em seguida, o Sedig devolve o Proad para a área responsável, que então o arquiva. Diariamente, o Sedig recebe aproximadamente 60 processos, e destina dois servidores para realizar o procedimento.

Com o novo sistema, a própria área responsável irá arquivar o Proad, sem necessidade de encaminhamento ao Sedig. “O novo SAF vai liberar o setor desta função e permitir que nos dediquemos à atualização das pastas funcionais físicas, em torno de 3 mil, que ainda não concluímos pela falta de tempo”, comemora a servidora Antônia Maria Boff, diretora do Sedig.

Outra questão relevante é a manutenção da assinatura digital, conforme previsto no Ato nº 62 do Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT), que aprova o manual de gestão documental da Justiça do Trabalho de 1º e 2º graus. No sistema atual, ao converter o documento em PDF/A com as assinaturas digitais para TIFF, formato aceito pelo ProdImage, todas as assinaturas são perdidas, e o documento arquivado não atende às regulamentações. Com o SAF, os documentos são arquivados em PDF/A, formato que mantém as assinaturas digitais e garante a autenticidade e integridade do documento, atendendo às regulamentações do CSJT. Na segunda fase do projeto, a utilização do ProdImage será eliminada.

Implantação

A primeira fase já foi concluída pela Seinfo e está em fase de implantação. Estão sendo providenciados os certificados digitais, disponibilizados pela Caixa Econômica Federal. O certificado digital será ferramenta obrigatória para os servidores que terão competência para arquivar os processos e encaminhar seus documentos para as respectivas pastas funcionais.

Mas o passo inicial já está dado. “Um passo muito grande, até maior do que imaginávamos”, comentou Luiz Henrique Soares, da Direção Geral, outro gerente do projeto. “Acredito que o novo sistema de assentamento funcional seja um dos atos mais importantes desta Administração; talvez não para o público externo, mas para quem faz parte da instituição”, considerou a presidente, encerrando a reunião.

Fonte: Assessoria de Comunicação do TRT-SC
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