Tribunal começa a digitalizar conteúdo das pastas funcionais

Durante os próximos seis meses, o Serviço de Cadastramento e Registro de Pessoal (Secar) do TRT vai passar por uma profunda mudança estrutural. Começou no último dia 25 a digitalização das aproximadamente 3,3 mil pastas que contêm todas as informações funcionais dos juízes, servidores ativos e inativos e instituidores de pensão (servidores que faleceram) do órgão. Ao todo, serão armazenadas em meio virtual em torno de 1 milhão de imagens.

A digitalização das pastas tornou-se parte do Programa de Gestão Documental do TRT, a partir de uma iniciativa de desburocratização, da Secretaria de Recursos Humanos. De acordo com legislação específica, elas devem ser mantidas no arquivo permanente das instituições – empresas privadas ou públicas – por pelo menos 100 anos. “Por isso, surgiu a necessidade de se criar regras e critérios para acessar essas pastas”, diz o diretor do Serviço de Digitalização e Guarda de Documentos (Sedig), Edson Luiz Mesadri, que também destaca o caráter inédito da iniciativa na Justiça do Trabalho brasileira. “Não estamos partindo de nenhum modelo pronto, e sim fazendo algo totalmente novo, que poderá ser aperfeiçoado ao longo do tempo”, ressalta.

O trabalho foi delegado a uma empresa privada, contratada por pregão especificamente para essa tarefa. A “linha de produção” instalada no Sedig funciona da seguinte forma: três pessoas extraem folha por folha das pastas, cuidadosamente, e as repassam para um quarto funcionário fazer a digitalização. Ao todo, estima-se que um milhão de imagens vão ficar armazenadas em meio virtual. Numa segunda etapa do trabalho, todas as pastas – que, de agora em diante, vão estar sob a guarda do Sedig – serão microfilmadas.

Para o diretor do Secar, Bruno Ricardo Baptista Wüllner, essa mudança pode ser considerada uma “revolução”. A empolgação tem uma explicação. O Secar é como se fosse uma central de informações funcionais do Tribunal. Circulam, por ele, em torno de 2,5 mil requerimentos por mês. Também recebe consultas de diversos setores, mas, especialmente, do Serviço de Legislação e Aferição de Tempo de Serviço (Selat) e do Serviço de Promoção e Acesso de Pessoal (Sepac), que utilizam as informações das pastas para subsidiar suas certidões e pareceres. Estima-se que esses dois setores façam, em média, 300 solicitações de pastas por mês.

Efeito Dominó

“Com a mudança, os servidores que precisarem dessas informações vão poder acessá-las pela intranet, agilizando nosso trabalho, pois irá terminar o trânsito de pastas funcionais pelos setores”, explica Bruno. De acordo com ele, haverá uma redução de 3 mil ações, aproximadamente, na rotina mensal de trabalho do Secar. Como um efeito dominó, essa maior agilidade no procedimento de consulta irá se espalhar por outros setores. O motivo é óbvio: além do fim da tramitação de pastas, uma mesma informação estará disponível a vários setores ao mesmo tempo.

Além disso, a diretora da Secretaria de Recursos Humanos, Fernanda Gomes Ferreira, destaca que os servidores terão acesso a suas próprias informações em tempo real. Para quem trabalha na capital, isso pode parecer pouco, já que bastaria se deslocar até o Secar e consultar a própria pasta. Mas para quem está lotado em outras cidades, essa nova sistemática assume um caráter de democratização da informação.